Você sabia que existem documentos que um negócio precisa manter para sempre? Conheça 7 tipos de arquivos que as empresas precisam guardar.
Diariamente, os negócios brasileiros geram centenas de impressões, sendo que algumas delas são de documentos que devem ser mantidos por muitos anos em segurança. Se você tem um negócio, precisa saber quais são os 7 tipos de arquivos que as empresas precisam guardar.
Esses documentos, que têm grande importância jurídica, vão de contratos de abertura de negócio até papéis que são fundamentais para que os profissionais que atuaram na empresa possam se aposentar.
Justamente pelo seu tempo de validade, é preciso tomar certos cuidados e elaborar estratégias para proteger esses arquivos que as empresas precisam guardar.
Como salvar documentos importantes
Quando falamos de documentos que tem impacto jurídico, saber a forma correta para guardar os arquivos se torna fundamental.
Normalmente, as empresas disponibilizam um espaço físico que funciona como arquivo. É nesta área que os documentos impressos são acomodados, organizados de modo que facilite a localização, caso necessário.
Se sua empresa contar com um arquivo físico, lembre-se de conferir se há interferência climática, como a umidade, ou a incidência de mofo nos papéis, uma vez que isso pode prejudicar a estrutura dos documentos.
Além disso, é interessante pensar em salvar uma cópia digital de todos esses documentos. Assim, se um papel impresso sofrer algum tipo de dano, há uma segunda via disponível para consulta.
Entre as soluções mais utilizadas pelas empresas, estão o HD externo, o serviço de nuvem e o cartão de memória. Essa última opção é interessante por ocupar pouquíssimo espaço e ter uma boa vida útil.
Porém, é preciso ter em mente que HDs e cartões SD podem sofrer falhas que corrompem um arquivo. Felizmente, é possível restaurar um cartão de memória corrompido em poucos passos.
Para essa tarefa, você vai precisar do Recoverit, um software especializado na recuperação de arquivos apagados, seja em um cartão SD, HD externo, disco rígido, pen drive e outros dispositivos.
O Recoverit consegue reconhecer mais de mil formatos de arquivos, o que permite fazer uma varredura completa em um dispositivo para recuperar o que foi apagado ou formatado.
Para começar, é preciso fazer o download e instalar o programa no seu computador. Depois, conecte o cartão SD (ou outro dispositivo) que você quiser recuperar na máquina e selecione o item na tela inicial do Recoverit.
Agora, é a vez do Recoverit cumprir sua função. O programa vai fazer uma varredura completa, listando todos os arquivos que foram excluídos. Lembre-se que esse processo pode levar alguns minutos.
Com a lista apresentada na tela, é possível visualizar uma miniatura do arquivo e salvar em uma nova pasta os documentos que forem de seu interesse.
Quem trabalha em uma empresa que precisa manter os documentos em segurança deve considerar ter um programa como o Recoverit. Afinal, nunca se sabe quando arquivos precisarão ser recuperados.
Sabendo como manter os documentos de forma correta, conheça 7 tipos de arquivos que as empresas precisam guardar, a seguir.
- Documentos de abertura da empresa
Quando duas ou mais pessoas resolvem abrir uma empresa formando uma sociedade, é obrigatório elaborar um contrato, que é chamado de Contrato Social.
Nesse documento, informações importantes são declaradas, como a porcentagem de cada sócio dentro da empresa, o capital inicial, o endereço da sede, razão social, entre outros dados.
No Brasil, uma empresa só pode começar suas operações a partir do momento que faz o Contrato Social. É uma etapa burocrática, que demanda tempo e dinheiro, mas essencial para fins jurídicos.
Esse documento de abertura do negócio está entre os tipos de arquivos que as empresas precisam guardar por tempo indeterminado. Mesmo que a unidade feche, os sócios precisam ter cópias do contrato, uma vez que processos judiciais podem exigir a apresentação deles.
2. Atualizações de Contrato Social
O Contrato Social é o documento inicial de uma empresa, mas ele não fica para sempre do mesmo jeito. Conforme o negócio se transforma, existem as atualizações do Contrato Social, que também precisam ser guardadas por tempo indeterminado.
Em uma atualização no Contrato Social, informações como a entrada ou a saída de sócios, o aumento do capital da empresa, mudanças de endereço e até o formato do negócio (Ltda, S.A., Microempresa, etc) podem ser declaradas.
Além de ter valor para o setor jurídico, que pode se basear nas atualizações em caso de processos, essas atualizações podem ser pedidas por outras empresas para liberar uma venda a prazo, por exemplo.
Por isso, o ideal é manter cópias físicas e digitais das atualizações do Contrato Social, facilitando a troca de informações.
3. Documentos trabalhistas e previdenciários
Quem trabalha no setor de RH está acostumado a orientar os profissionais que saem da empresa a guardarem seus documentos trabalhistas, que serão usados pelo sistema previdenciário para aprovar a aposentadoria.
Entretanto, ainda que os profissionais sejam orientados sobre guardar esses documentos, é obrigação da empresa manter uma cópia em segurança, uma vez que podem ser solicitados pelos ex-empregados, caso haja a perda de um desses arquivos.
Com as mudanças da nova previdência social e a automatização de sistemas, o Governo tem acesso a milhares de dados que permitem aprovar ou negar um pedido de aposentadoria.
Ainda assim, um profissional pode precisar comprovar um período de trabalho ou alguma situação trabalhista específica. Na falta de documentos, ele vai procurar a empresa para obter uma cópia.
Documentos trabalhistas como Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), Guia recolhimento do FGTS e Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC) precisam ser arquivados por, pelo menos, 30 anos.
4. Documentos de folha de pagamento
Também relacionados aos profissionais empregados em um negócio, os documentos de folha de pagamento fazem parte dos tipos de arquivos que as empresas precisam guardar.
A folha de pagamento é o documento onde a empresa detalha o quanto um profissional recebeu, quanto foi direcionado para os impostos e qual o valor líquido.
É por meio da folha de pagamento que uma pessoa comprova sua renda, o que impacta diretamente na cobrança de impostos da Receita Federal.
Uma vez que revisões em impostos podem ser realizadas anos depois de uma declaração, é preciso manter os documentos relacionados à folha de pagamento por, pelo menos, 10 anos.
Além de uma cópia do holerite dos profissionais, é interessante manter um arquivo com os informes de rendimentos de todos os funcionários, também pelo período de 10 anos.
5. Livro Diário e Livro Razão
Outros tipos de arquivos que as empresas precisam guardar por tempo indeterminado são o Livro Diário e o Livro Razão, ambos da área da contabilidade.
O Livro Diário é um arquivo onde as empresas inserem todas as movimentações de valor do dia a dia. Em outras palavras, são todos os créditos e débitos realizados em uma data.
Já o Livro Razão tem o objetivo de apresentar a movimentação das contas do Livro Diário de forma analítica.
Os livros trabalham em conjunto para conferir e comprovar se uma empresa está operando com lucro ou com prejuízo.
Por ter informações tão importantes sobre a estrutura da empresa, os livros Diário e Razão não devem ser jogados fora e é preciso ter um cuidado especial para que sejam mantidos em um ambiente seguro e protegido.
6. Contrato de trabalho
Existem diferentes tipos de contrato de trabalho aceitos pelo nosso sistema trabalhista, mas todos eles têm algo em comum: a necessidade de mantê-los guardados por tempo indeterminado.
O contrato de trabalho é um documento de registro, que é feito entre o contratante e o contratado. Seu objetivo é fazer uma declaração de que há uma relação empregatícia entre as partes, estabelecendo regras de funcionamento dessa relação.
Esse documento, assinado pelo contratante e pelo contratado, precisa ser mantido nos arquivos da empresa para sempre. Isso porque, em diferentes momentos e situações, um contrato pode ser solicitado e é obrigação da empresa entregar o arquivo.
Por ter esse grau de importância, é mais um dos arquivos que as empresas precisam guardar, de preferência, com uma cópia digital.
7. Documentos tributários
Toda empresa, anualmente, precisa fazer uma declaração para a Receita Federal, que vai determinar quanto imposto deve ser pago em cima das atividades e do lucro acumulado no ano anterior.
Esses documentos tributários, que são importantes para as declarações, também são arquivos que as empresas precisam guardar, mas neste caso, por menos tempo.
Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL), Programa de Integração Social (PIS), Notas fiscais, recibos, comprovantes de lançamentos, Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) e Declaração de Ajuste Anual são alguns dos documentos tributários a serem guardados.
Entretanto, os documentos tributários são exigidos pelo período de 5 anos. Depois disso, você pode descartá-los. Por segurança, vale manter uma cópia digital de todos eles.
Trabalhar com a documentação de uma empresa não é uma tarefa simples. Todo negócio envolve uma série de áreas e, cada área, conta com arquivos específicos de grande importância.
Ao saber quais tipos de arquivos as empresas precisam guardar, os profissionais conseguem criar estratégias de organização para manter os documentos certos guardados pelo período certo.
Assim, ao conhecer os arquivos e salvá-los de forma correta, situações futuras que exigem a entrega de documentos não vão pegar ninguém de surpresa!
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