Você sabe o que é a digitalização da contabilidade? O serviço destinado para pequenos e médios empreendedores pode revolucionar a contabilidade do negócio proporcionando uma maior segurança. Abaixo, o FDR trouxe um especialista para te explicar os detalhes sobre. Confira.
Se você é dono de uma empresa, sem sombra de dúvidas, quebra a cabeça na hora de organizar a sua contabilidade. Ainda que tenha o ajuda de um profissional, sempre resta uma sensação se insegurança com relação a revisão dos números.
Pensando nisso, o FDR convidou Guilherme Pellegrini, Gerente de Operações da Questor, para explicar como funciona o processo de digitalização da contabilidade. De forma didática e prática, ele traz dicas para que você possa descomplicar seus processos e rotinas em seus negócios. Acompanhe.
O que é a digitalização da contabilidade no mercado?
Há cerca de três décadas, a contabilidade consistia em cumprir a legislação e fazer entregas presenciais ao Fisco. Essa realidade mudou, e desde 2007 no Brasil, o Governo Federal implantou e aprimorar as entregas legais através da internet.
Com essa transformação, o mercado contábil foi otimizado e as empresas se depararam com a necessidade de investir em tecnologia para simplificar os processos. Os ganhos foram enormes: redução de burocracia, tempo e mão de obra, rapidez no atendimento às rotinas contábeis e a diminuição significativa de erros e retrabalhos.
Os papéis foram substituídos por arquivos digitais e surgiu a possibilidade de entregar obrigações inteiras de forma robotizada. Assim, o tempo dos profissionais passou a ser investido em outras demandas, como a atuação estratégica. Segundo o Fórum Mundial da Economia, até 2025 as ações realizadas por pessoas serão menores que as robotizadas. Isso é digitalizar, deixar o ambiente mais estratégico para a carga humana, e o mais operacional para a tecnologia na execução das rotinas contábeis.
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Como esse processo pode ser feito e quais os benefícios?
Esse processo já não é mais opcional, tornou-se obrigatório para que as contabilidades consigam se manter no mercado. A mudança começa pela necessidade de mercado, passa por um investimento em tecnologia e se conclui com ajuste de mindset dos colaboradores e diretores do escritório.
Existem diversas ferramentas no mercado, que oferecem uma melhoria em cada rotina separado do escritório. Mas, também existem soluções completas, que juntas, formam uma verdadeira plataforma contábil, que consegue entregar todos os recursos tecnológicos para o escritório, como a Questor faz.
Começa com o básico, ao atender desde os tributos com simplicidade e robotização na operação. Segue para gestão de documentos fiscais, certidões negativas, situação fiscal, troca de dados com ERPs dos clientes, entregas automáticas de guias, documentos trabalhistas e outros arquivos, gestão de demandas do escritório, controle de honorários, administração financeira e muito mais. Todos esses recursos através de implantação funcional e agendada.
O grande benefício está na agilidade nas trocas de dados entre cliente e contabilidade, eliminando papéis e trocas de e-mails. Os dados fiscais, contábeis e de folha de pagamento são inseridos de forma automática no sistema da contabilidade, para evitar erros de digitação e garantir uma redução gigantesca no esforço do contador em solicitar os arquivos ao cliente.
Ainda, com a digitalização, é possível agregar novos valores aos serviços, como a entrega de poderosos recursos de análise de dados, permitindo que o cliente esteja cada vez mais ciente da sua operação e tenha o contador como um consultor estratégico para suas dúvidas de negócios.
A digitalização vai impulsionar a extinção da profissão do contador? Comente.
Muito pelo contrário. O contador tem aptidões que vão muito além das entregas periódicas de obrigações. Com a modernização do setor, ele tem chance de ser uma peça cada vez mais fundamental, já que pode atuar com criatividade e estratégia — características que as máquinas não conseguem substituir. A expectativa para os próximos anos é que o mercado contábil siga crescendo, inclusive, investindo em novas formas de atuação, como consultorias ou Business Process Outsourcing (BPOs).
O que é esse processo de digitalização da contabilidade nas micro e pequenas empresas?
A maioria das pequenas empresas entende a digitalização como um grande desafio, principalmente por conta do alto investimento. Mas, é necessário destacar que a longo prazo, é possível economizar e aumentar a receita usando a tecnologia. Ainda, conforme o mercado evolui, as soluções se tornam mais acessíveis, a exemplo da computação em nuvem.
Existem muitos sistemas online que centralizam todos os investimentos necessários de infraestrutura e backup para uma pequena empresa. E por conta disso, se torna um custo benefício atrativo para as empresas menores. Isso permite que, além da digitalização, a empresa possa ter ainda opções online que a favorecem para seguir prosperando no mercado.
É uma transição do papel para o meio digital?
Basicamente, sim, mas essa transição já é uma realidade já que as entregas não são mais feitas em papel há mais de uma década. Agora, a realidade é outra: a migração de aplicações instaladas em máquina para a estrutura em cloud computing, ou seja, totalmente digital e acessada unicamente pelo próprio navegador da internet.
A indústria 4.0 está se fortalecendo, e quem não se adaptar a esse conceito, tem grandes chances de não sobreviver no mercado e ser ultrapassado pela concorrência.
Como ele pode ser feito?
Hoje, existem muitos recursos que permitem essa transição. Vão desde os mais simples até os mais complexos. A mudança principal está em querer migrar, em deixar o legado para trás e evoluir junto à tecnologia. Hoje, a migração de banco de dados já não representa mais nenhuma perda de informações.
O papel mais dificultoso está em transpor todos os dados físicos para digital. Esse é um processo que, para as contabilidades menores, pode parecer mais trabalhoso. Mas, a longo prazo, é muito vantajoso.
Uma das tecnologias é a OCR (mecanismo para leitura automatizada de documentos), que permite uma digitalização dos dados de forma automática, através da leitura das informações transcritas no papel. Para isso ter um mínimo de sucesso, é necessária uma boa digitalização dos documentos armazenados.
Ainda, por meio de importação de históricos já entregues ao Governo, é totalmente possível seguir com o trabalho do contador a partir de um determinado período.
